Chính sách bảo mật thông tin

1. Mục đích thu thập và xử lý thông tin

QR Tài Liệu chỉ xử lý thông tin trong phạm vi cần thiết để vận hành nền tảng và cung cấp dịch vụ cho người dùng, bao gồm:

• Tạo, xác thực và quản lý tài khoản người dùng.
• Cung cấp chức năng QR Hội nghị, QR Tài liệu đào tạo và khu vực quản lý tài liệu.
• Xử lý đăng ký gói dịch vụ, thanh toán, gia hạn, nâng gói và đối soát giao dịch.
• Quản lý chương trình cộng tác viên, mã giới thiệu, khách hàng được ghi nhận và hoa hồng.
• Hỗ trợ khách hàng, xử lý yêu cầu, khiếu nại và các vấn đề kỹ thuật.
• Bảo vệ hệ thống, hạn chế hành vi gian lận, lạm dụng hoặc thử sai mã truy cập.
• Thống kê hoạt động cơ bản nhằm giúp chủ tài khoản theo dõi hiệu quả sử dụng trang QR.

2. Thông tin có thể được thu thập

• Thông tin tài khoản: địa chỉ email và định danh kỹ thuật cần thiết khi người dùng đăng nhập bằng Google/Firebase Authentication.
• Thông tin hồ sơ khách hàng: loại cơ quan/đơn vị, tên cơ quan/đơn vị hoặc cá nhân, người đại diện/người phụ trách, số điện thoại/Zalo, địa chỉ và mã cộng tác viên giới thiệu nếu có.
• Thông tin hồ sơ cộng tác viên: họ tên, số điện thoại/Zalo, khu vực hoạt động, nghề nghiệp hoặc đơn vị công tác, nội dung giới thiệu/ghi chú, trạng thái xét duyệt, mã cộng tác viên và dữ liệu hoa hồng liên quan.
• Dữ liệu trang QR: loại trang, tên chương trình/sự kiện, đơn vị tổ chức, mô tả, thời gian, địa điểm, nội dung hướng dẫn, tiêu đề và đường dẫn tài liệu, banner đào tạo nếu có, trạng thái hoạt động, thời hạn và cấu hình mã truy cập.
• Dữ liệu giao dịch: mã đơn hàng, gói dịch vụ, thời hạn, số tiền, trạng thái giao dịch, thời điểm thanh toán và dữ liệu cần thiết để đối soát với đơn vị thanh toán.
• Dữ liệu kỹ thuật: log vận hành, thông tin cần thiết cho App Check, chống lạm dụng, số lượt xem, lượt mở liên kết và dấu vết bảo mật phục vụ giới hạn thử sai mã truy cập.

3. Phạm vi sử dụng thông tin

Thông tin được sử dụng trong phạm vi phục vụ hoạt động của QR Tài Liệu. Nova không sử dụng dữ liệu cá nhân cho mục đích không liên quan đến dịch vụ nếu chưa có căn cứ phù hợp.

• Thông tin tài khoản và hồ sơ được dùng để xác thực, phân quyền và cung cấp dịch vụ.
• Dữ liệu trang QR được dùng để tạo và hiển thị nội dung theo lựa chọn của chủ tài khoản.
• Dữ liệu giao dịch được dùng cho thanh toán, đối soát, gia hạn/nâng gói, hỗ trợ giao dịch và chứng từ khi áp dụng.
• Dữ liệu cộng tác viên và referral được dùng để xác định nguồn giới thiệu, theo dõi khách hàng và tính hoa hồng.
• Dữ liệu kỹ thuật được dùng để bảo mật, chẩn đoán lỗi và duy trì tính ổn định của hệ thống.

4. Chia sẻ và xử lý thông tin bởi bên thứ ba

QR Tài Liệu không chủ trương bán dữ liệu cá nhân của người dùng. Thông tin có thể được xử lý hoặc chia sẻ trong phạm vi cần thiết với các nhóm bên sau:

• Google/Firebase: phục vụ đăng nhập, cơ sở dữ liệu, Cloud Functions, App Check, lưu banner và hạ tầng kỹ thuật của hệ thống.
• PayOS: phục vụ tạo và xác minh giao dịch thanh toán.
• Các nền tảng chứa tài liệu bên ngoài: khi người dùng chủ động đặt liên kết tới Google Drive, OneDrive, SharePoint, Dropbox, Box, Canva, Notion, YouTube, Vimeo, Loom, Facebook, TikTok hoặc nguồn được hệ thống cho phép.
• Cơ quan nhà nước hoặc bên có thẩm quyền: khi việc cung cấp thông tin là nghĩa vụ theo quy định pháp luật hoặc yêu cầu hợp lệ.
• Nhà cung cấp hỗ trợ kỹ thuật hợp pháp: trong phạm vi cần thiết để vận hành, bảo trì và bảo mật hệ thống.

Việc người dùng truy cập tài liệu tại website hoặc ứng dụng của bên thứ ba còn chịu sự điều chỉnh của chính sách riêng của nhà cung cấp đó.

5. Lưu trữ và bảo mật thông tin

QR Tài Liệu áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp với quy mô hệ thống để hạn chế truy cập, sửa đổi hoặc sử dụng dữ liệu trái phép, như:

• Xác thực tài khoản và kiểm soát quyền truy cập theo vai trò.
• Thực hiện các nghiệp vụ nhạy cảm qua Cloud Functions thay vì tin dữ liệu quyền từ trình duyệt.
• Sử dụng Firebase App Check và các biện pháp chống lạm dụng khi được cấu hình.
• Kiểm soát nguồn liên kết tài liệu bằng danh sách nguồn được phép.
• Mã hóa/hash mã truy cập và giới hạn số lần nhập sai.
• Ghi nhận log kỹ thuật cần thiết để phát hiện lỗi, bảo mật và đối soát.

Dù áp dụng các biện pháp bảo vệ phù hợp, không hệ thống trực tuyến nào có thể bảo đảm an toàn tuyệt đối trong mọi tình huống.

6. Thời gian lưu trữ thông tin

Thông tin được lưu trong khoảng thời gian cần thiết để cung cấp dịch vụ, duy trì tài khoản, thực hiện giao dịch, bảo vệ hệ thống, giải quyết khiếu nại/tranh chấp và thực hiện nghĩa vụ pháp lý.

Một số dữ liệu giao dịch, log kỹ thuật hoặc hồ sơ cần đối soát có thể được lưu lâu hơn khi cần thiết theo quy định pháp luật hoặc để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên.

7. Quyền và lựa chọn của người dùng

Trong phạm vi pháp luật áp dụng, người dùng có thể liên hệ QR Tài Liệu để thực hiện các quyền liên quan đến dữ liệu cá nhân của mình, chẳng hạn:

• Yêu cầu biết về thông tin đang được xử lý và mục đích xử lý.
• Yêu cầu xem, cập nhật hoặc chỉnh sửa thông tin không chính xác.
• Yêu cầu xóa, hạn chế xử lý hoặc rút lại sự đồng ý trong trường hợp pháp luật cho phép.
• Phản ánh hoặc khiếu nại khi cho rằng thông tin bị xử lý không phù hợp.

Trước khi thực hiện yêu cầu liên quan đến tài khoản hoặc dữ liệu, Nova có thể cần xác minh danh tính của người yêu cầu để tránh việc sửa/xóa dữ liệu trái phép.

8. Dữ liệu lưu trên trình duyệt và mã giới thiệu

QR Tài Liệu có thể sử dụng localStorage hoặc cơ chế lưu trữ tương đương trên trình duyệt để giữ mã cộng tác viên theo nguyên tắc first-click trong thời hạn cấu hình của hệ thống, cùng một số trạng thái kỹ thuật cần thiết.

Người dùng có thể xóa dữ liệu website trong cài đặt trình duyệt. Khi đó, mã giới thiệu hoặc một số trạng thái cục bộ có thể bị mất.

9. Nội dung do người dùng chủ động công khai

Chủ tài khoản quyết định nội dung được đưa lên trang QR công khai. Vì vậy, người dùng cần tự đánh giá trước khi đưa tên cá nhân, số điện thoại, hình ảnh, thông tin sự kiện hoặc dữ liệu khác lên trang có thể được truy cập bằng mã QR.

• Không đưa bí mật nhà nước, bí mật kinh doanh hoặc dữ liệu nhạy cảm lên trang công khai khi chưa có thẩm quyền và biện pháp bảo vệ phù hợp.
• Không đăng dữ liệu cá nhân của người khác nếu chưa có quyền hoặc căn cứ hợp pháp.
• Chủ tài khoản chịu trách nhiệm đối với quyền sở hữu, quyền sử dụng và quyền chia sẻ của các đường liên kết đã cung cấp.

10. Thay đổi chính sách bảo mật

Chính sách này có thể được cập nhật khi sản phẩm, hạ tầng kỹ thuật, nhà cung cấp dịch vụ hoặc yêu cầu pháp luật thay đổi. Phiên bản mới sẽ được công bố tại trang này và ghi rõ ngày cập nhật gần nhất.

11. Thông tin liên hệ

Nếu có câu hỏi hoặc yêu cầu liên quan đến quyền riêng tư và dữ liệu cá nhân, người dùng có thể liên hệ:

Khi gửi yêu cầu hỗ trợ, không cung cấp mật khẩu Google, mã OTP, khóa bí mật hoặc thông tin thanh toán nhạy cảm qua Zalo hay kênh liên hệ thông thường.